GDPR dokumentácia sa vzťahuje na administratívne dokumenty a dokumenty o dodržiavaní predpisov, ktoré vyžaduje všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR), zákon o ochrane údajov a súkromia nariadený Európskou úniou (EÚ). Nariadenie GDPR bolo zavedené v máji 2018 s cieľom nahradiť zastaranú smernicu o ochrane údajov z roku 1995 a regulovať spôsob, akým podniky a verejné organizácie nakladajú s osobnými údajmi občanov EÚ. GDPR dokumentacia uvádza postupy, procesy a protokoly, ktoré organizácia využíva na zabezpečenie súladu s nariadením GDPR. Zahŕňa také aspekty, ako sú bezpečnostné postupy, posúdenie vplyvu na ochranu údajov, formuláre súhlasu, zásady týkajúce sa porušenia ochrany údajov a prenosov a postupy na vybavovanie žiadostí o prístup k údajom. GDPR dokumentácia slúži ako dôkaz, že organizácia dodržiava zásady nariadenia GDPR. Dokazuje zodpovednosť a transparentnosť pri spracúvaní a ochrane osobných údajov, čo sú dva kľúčové aspekty súladu s nariadením GDPR. GDPR dokumentácia napokon pomáha podnikom vybudovať si dôveru u svojich zákazníkov a zainteresovaných strán, pretože môžu jasne preukázať svoj záväzok zabezpečiť a rešpektovať ich osobné údaje. Preto je nevyhnutná pre každú organizáciu, ktorá zhromažďuje, spracúva alebo uchováva osobné údaje občanov EÚ, bez ohľadu na to, kde má sídlo.
Dôležitosť vedenia GDPR dokumentácie
GDPR dokumentácia (General Data Protection Regulation) zohráva v súčasnosti kľúčovú úlohu v podnikoch, najmä v tých, ktoré pôsobia v rámci európskych pravidiel ochrany údajov. Slúži ako dôkaz, že organizácie sú v súlade s nariadením GDPR a dokážu chrániť práva jednotlivcov na ochranu osobných údajov podľa ustanovení nariadenia. GDPR dokumentácia v podstate zahŕňa potrebné zásady, postupy, zmluvy a záznamy na preukázanie dodržiavania zásad ochrany osobných údajov. Tieto skriptá dokumentujú všetky aspekty nakladania s údajmi, napríklad typ spracúvaných osobných údajov, jasné účely zhromažďovania údajov a časový rámec uchovávania údajov. Dôsledné vedenie dokumentácie GDPR je pre spoločnosti veľmi dôležité, pretože ľahko dokazuje ich oddanosť transparentnosti a organizácii osobných údajov. Okrem toho výrazne znižuje riziko, že im budú hroziť vysoké pokuty za nedodržanie predpisov. Dozorné orgány GDPR vyžadujú, aby organizácie boli schopné preukázať svoje činnosti spracovania údajov a príslušné získané súhlasy, čo sa dá ľahko dosiahnuť, ak spoločnosti vytrvalo vedú svoju dokumentáciu GDPR. Starostlivé vedenie dokumentácie GDPR preto nie je len regulačnou požiadavkou, ale aj dôležitou súčasťou zodpovednosti podniku.